湖南中信高新会计师事务所有限公司

档案管理制度

第一章  总则

第一条、为加强公司档案管理，确保各类档案资料完全、完整并为业务发展提供资料支持，提高资料利用率，特制订本制度。

第二章  公司档案分类

第二条、公司档案按性质分为机要档案和非机要档案。

非机要档案——公司经营发展过程中形成的、可以对外公开的档案。包括：

一、公司非密级文件、各项规章制度、一般会议记录及档案；

二、外界发给公司的所有非机要文件、信函及档案；

三、公司宣传及重大公关、接待活动文字、影视档案；

四、公司业务研究背景档案；

五、以公司名义购置的书籍、磁碟及相关档案。

机要档案——公司经营发展中形成的、不宜对外公开的档案。包括：

一、公司密级文件、公司的规划、财务报告、财务数据、重要会议记录；

二、人事档案、各员工的工资收入；

三、已完成项目的业务档案；

四、公司内部或对外签订的合同、协议、意向书及可行性报告；

五、公司非公开的财务、证券情况，银行账户账号等。

第三章  档案库管理

第三条、公司档案库由档案员专人管理，负责档案收集，目录编制，档案建档、归档、查阅、借阅。

一、档案收集：来源包括公司收、发文，公司业务研究档案，及其他途径获得的档案。

二、目录编制：根据档案密级、内容、编号、时间、份数编制档案目录。

三、档案建档、归档：根据档案目录做好相应的建档、归档工作，保证公司档案库齐全完整，密级档案必须保证安全。

四、档案查阅、借阅：凡公司员工因工作需要查阅、借阅公司非机要档案，须由档案员填写《公司档案借/查阅簿》，办理借还手续。

第四条、借、查阅档案应妥善保管、保持整洁，按期归还，如有遗失毁损应立即报告总经理并及时追查处理。

第五条、借、查阅档案不得涂改、划线、抽页、剪裁和污损，档案出借和归还，由档案员负责检查档案的完好破损情况。

第六条、查阅机要档案须经总经理审批，同意后方可查阅。机要档案不得复印，不得外借。